An Analysis of the Reporting System of Public Record Production and Its Improvement Plan

기록물 생산현황 통보제도 운영 실태와 개선방안

  • Received : 2018.01.30
  • Accepted : 2018.02.19
  • Published : 2018.02.28


The system for reporting record production has been operated to collect and transfer the public records adequately since the enactment of the Public Records Management Act in 1999. The Act, which was revised in 2007, regulates automated reporting methods in which the production reporting files are generated in the records creation systems and transferred to the records management systems. However, only one type of record is being notified electronically among seven types, which should be notified under the Act. The remaining six types of records are laboriously reported using complicated templates. Furthermore, the current working electronic notification mechanism is also causing various errors mainly because of inadequate specifications. This study analyzes the causes of failure of the electronic notification through the electronic records systems and suggests some policies for its improvement.

1999년 공공기록물법이 제정된 이래 현재까지 유지되고 있는 기록물 생산현황 통보제도는 기록물의 원활한 수집과 이관을 목적으로 한다. 2007년 개정된 공공기록물법은 생산현황 통보파일을 기록생산시스템에서 생성하여 기록시스템으로 전송하는 자동화된 통보방식을 주된 운영방식으로 규정하였다. 하지만 실제로는 생산현황 통보대상 7종 중 1종만이 전자적으로 통보되고 나머지 6종의 기록물 유형은 수기방식으로 통보되고 있는 실정이다. 또한 그나마 작동되고 있는 현행 전자적 통보방식 역시 규격 미비 등 구조적 문제로 인한 각종 오류를 야기하고 있다. 본 연구는 기록시스템을 이용한 전자적 통보방식이 작동되지 못하는 원인을 분석하고 이를 개선하기 위한 정책 방안을 제안하였다.



  1. 국가기록원 (2012). 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건. 대전: 국가기록원. NAK 19-1:2012(v1.0)(National Archives of Korea (2012). Functional requirements for records management in electronic records create systems, version 1.0. NAK 19-1:2012(v1.0).)
  2. 국가기록원 (2013a). 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건- 제2부: 전자문서시스템(v1.0). 대전: 국가기록원. NAK 19-2:2013(v1.0).(National Archives of Korea (2013a). Functional requirements for records management in digital records create systems part 2: Electronic document management systems, version 1.0. NAK 19-2:2013(v1.0).)
  3. 국가기록원 (2013b). 전자기록생산시스템 기록관리 기능요건- 제3부: 업무관리시스템(v1.0). 대전: 국가기록원. NAK 19-3:2015(v1.0).(National Archives of Korea (2013b). Functional requirements for records management in digital records create systems part 3: Business management systems, version 1.0. NAK 19-3:2015(v1.0).)
  4. 국가기록원 (2015a). 기록관리시스템 기능요건(1.2). 대전: 국가기록원. NAK 6:2015(v1.2)(National Archives of Korea (2015a). Functional requirements of records management systems, version 1.2. NAK 6:2015(v1.2).)
  5. 국가기록원 (2015b). NAK 7 영구기록관리시스템 기능요건(v1.2). 대전: 국가기록원. NAK 7:2015(v1.2)(National Archives of Korea (2015b). Functional Requirements for Archives Management Systems (v1.2), version 1.2. NAK 7:2015(v1.2).)
  6. 국가기록원 (2017a). 2017년 기록물 관리지침. 대전: 국가기록원(National Archives of Korea (2017a). Guidelines of records and archives management 2017. Daejeon: National Archives of Korea.)
  7. 국가기록원 (2017b). 기록관리시스템 데이터연계 기술규격 - 제1부: 업무관리시스템과의 연계(v1.4). 대전: 국가기록원. NAK 29-1:2017(v1.4)(National Archives of Korea (2017b). Technical specification for the data interchange of the records management system Part 1: With The Business Management System, version 1.4. NAK 29-1:2017(v1.4).)
  8. 황진현 (2013). 공공기관의 생산현황통보에 관한 연구. 기록학연구, 37, 146-188.(Hwang, Jin-hyun (2013). A Study on the records production report of public institutions. The Korean Journal of Archival Studies, 37, 145-188.)
  9. 공공기관의 기록물관리에 관한 법률
  10. 공공기록물 관리에 관한 법률
  11. 기록물생산현황통보시스템(SORA). from
  12. 생산현황 사전오류검사시스템. from