Abstract
In an administrative environment increasingly focused on electronic records, email has become a key medium for essential public sector procedures. However, many organizations still lack systematic management, and in local governments, dual systems and the absence of standardized procedures may cause confusion in future national implementation. This study surveyed general public officials in 17 metropolitan and provincial governments to examine email usage, storage and deletion practices, perceptions of email as records, training needs, management responsibilities, and attitudes toward system implementation. Results show wide variation in perceptions of the archival value and legal basis of email, insufficient standardization and technical support, and low acceptance of system implementation. While training needs were more positively recognized than system adoption, neither was dominant, and demand for both technical and institutional improvements was evident. The study proposes enhancing awareness through training, establishing standardized procedures with technical support, and phased implementation to improve acceptance, thereby contributing to the advancement of electronic records management in public institutions.
전자기록 중심의 행정환경 속에서 이메일은 공공기관의 주요 행정 절차를 수행하는 핵심 수단이지만 상당수 기관은 여전히 체계적 관리가 미흡하고 이원화된 시스템과 관리 기준 부재로 향후 제도 도입 시 혼선이 우려된다. 따라서 본 연구는 전국 17개 광역지방자치단체 소속 일반 공무원 306명을 대상으로 이메일 기록관리 실태와 정책 수요를 분석하여 지방정부 차원의 제도 설계와 가이드라인 마련에 필요한 기초 자료를 제공하고자 하였다. 이를 위해 이메일 사용 현황, 보관·삭제·백업 방식, 기록물 인식과 교육 필요성, 관리 책임과 접근 권한, 제도 도입 필요성, 우려사항 및 기대효과, 실행을 위한 필요 요소 등을 조사·분석하였다. 분석 결과, 이메일의 기록물적 가치와 법적 근거에 대한 인식 편차가 크고 관리 절차의 표준화와 기술적 지원이 미흡하며, 제도 도입에 대한 수용성도 낮은 것으로 나타났다. 교육 필요성에 대한 인식은 제도 도입 인식보다 다소 높았으나 긍정적 인식이 우세하다고 보기 어려웠으며, 전반적으로 기술적 개선과 제도적 보완에 대한 요구가 확인되었다. 이에 본 연구는 이메일의 기록물 인식 제고와 체계적 교육, 표준화된 관리 절차와 기술적 지원 강화, 단계적 도입과 수용성 확보 전략을 제언하였다. 이러한 제언은 지방정부의 이메일 기록관리 제도 설계 시 실무자의 인식과 현장 여건을 반영한 정책·기술적 개선 방향을 제시함으로써, 공공기관 전자기록 관리 체계 고도화에 기여할 수 있을 것으로 기대된다.