Abstract
The timely procurement of military supplies is essential to maintain the military's operational capabilities, and contract work is the first step toward timely procurement. In addition, rapid signing of a contract enables consumers to set a leisurely delivery date and increases the possibility of budget execution, so it is essential to improve the contract process to prevent early execution of the budget and transfer or disuse. Recently, research using big data has been actively conducted in various fields, and process analysis using big data and process mining, an improvement technique, are also widely used in the private sector. However, the analysis of contract work in the military is limited to the level of individual analysis such as identifying the cause of each problem case of budget transfer and disuse contracts using the experience and fragmentary information of the person in charge. In order to improve the contract process, this study analyzed using the process mining technique with data on a total of 560 contract tasks directly contracted by the Department of Finance of the Air Force Logistics Command for about one year from November 2019. Process maps were derived by synthesizing distributed data, and process flow, execution time analysis, bottleneck analysis, and additional detailed analysis were conducted. As a result of the analysis, it was found that review/modification occurred repeatedly after request in a number of contracts. Repeated reviews/modifications have a significant impact on the delay in the number of days to complete the cost calculation, which has also been clearly revealed through bottleneck visualization. Review/modification occurs in more than 60% of the top 5 departments with many contract requests, and it usually occurs in the first half of the year when requests are concentrated, which means that a thorough review is required before requesting contracts from the required departments. In addition, the contract work of the Department of Finance was carried out in accordance with the procedures according to laws and regulations, but it was found that it was necessary to adjust the order of some tasks. This study is the first case of using process mining for the analysis of contract work in the military. Based on this, if further research is conducted to apply process mining to various tasks in the military, it is expected that the efficiency of various tasks can be derived.
군수물자의 적기 조달은 군의 작전능력 유지를 위해서 필수적이며, 계약업무는 적기 조달을 위한 첫 단추라고 할 수 있다. 또한 신속한 계약체결은 수요자의 여유로운 납기설정을 가능케 하며, 예산 집행의 가능성을 높여주기 때문에 예산의 조기집행과 이·불용 방지를 위해서도 계약 프로세스 개선이 필수적이다. 최근 빅데이터를 이용한 연구가 여러 분야에서 활발히 진행되고 있으며, 빅데이터를 이용한 프로세스 분석 및 개선 기법인 프로세스 마이닝 역시 민간에서 널리 활용되고 있다. 하지만 군 내 계약업무에 대한 분석은 업무 담당자의 경험과 단편적인 정보를 활용한 이·불용 문제사례별 원인 파악 및 대응적 모색과 같은 개별적 분석수준에 그치고 있다. 본 연구는 계약 프로세스 개선을 위해 공군 군수사령부 재정처가 2019년 11월부터 약 1년간 직접 계약한 총 560건의 계약업무에 관한 데이터를 가지고 프로세스 마이닝 기법을 이용하여 분석하였다. 분산된 데이터를 종합하여 프로세스 맵을 도출하고, 프로세스의 흐름, 수행시간 분석, 병목 분석 및 추가 세부분석을 실시했다. 분석결과 다수 계약 건에서 의뢰 후 재검토/수정이 반복 발생하고 있음을 발견할 수 있었다. 반복적인 재검토/수정은 원가계산 완료까지의 소요일수 지연에 크게 영향을 미치고 있으며, 이는 병목 지점 시각화를 통해서도 명확하게 드러났다. 재검토/수정은 계약의뢰가 많은 상위 5개 부서에서 60% 이상 발생하고, 의뢰가 집중되는 상반기에 주로 발생하는데 이는 소요부서의 계약의뢰 전 면밀한 사전검토가 필요함을 의미한다. 그리고 재정처의 계약업무는 법령에 따른 절차대로 수행되고 있었으나, 일부 업무의 순서조정이 필요함을 알 수 있었다. 본 연구는 군 내 계약업무 분석에 프로세스 마이닝을 이용한 첫 사례이다. 이를 기반으로 프로세스 마이닝을 군대 내 다양한 업무에 적용하기 위한 연구가 더욱 수행된다면, 각종 업무의 효율화를 이끌어 낼 수 있을 것으로 기대한다.